中國慶華新疆集團(tuán)（劉玲）工程項(xiàng)目檔案又稱基建檔案，是指在工程建設(shè)活動中直接形成的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔，具有查考價(jià)值的真實(shí)記載項(xiàng)目建設(shè)過程的各種記錄。簡而言之，“工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)過程中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”，它是企業(yè)建設(shè)發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。
    一個具體項(xiàng)目的工程檔案是指從整個項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收到建成投產(chǎn)使用的全過程中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。
    完整、準(zhǔn)確、齊全，是保證工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，也是其能夠得到有效利用的前提，更是工程建設(shè)項(xiàng)目維護(hù)、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。因此，收集工作是工程項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)，收集齊全是做好工程項(xiàng)目檔案工作的必要條件。
    做好工程項(xiàng)目檔案的收集工作，首先，應(yīng)了解工程項(xiàng)目檔案的成套性，成套性就是文件之間的聯(lián)系性，有機(jī)聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。具體到某一建設(shè)項(xiàng)目的檔案，其成套性可以體現(xiàn)在以下內(nèi)容：每一個項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件；某一問題、事故處理形成的一組文件；請示與批復(fù)；一組會議材料；就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料；系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等。成套性文件必須收集齊全，這就等于完成了工程項(xiàng)目檔案收集程序的閉環(huán)。
    其次，應(yīng)充分了解工程項(xiàng)目的整體概況，建設(shè)過程是否嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”“四參加”“四同步”等檔案規(guī)章制度。同時，還要熟知工程項(xiàng)目應(yīng)產(chǎn)生的文件種類和歸檔范圍。如有行業(yè)要求的可按照行業(yè)上的規(guī)定執(zhí)行，但是行業(yè)上的檔案整理規(guī)定針對的是普通基建項(xiàng)目。例如水利、交通、電力等。
    最后，新疆慶華年產(chǎn)55億立方米煤制天然氣項(xiàng)目屬國家發(fā)改委核準(zhǔn)的國家級示范項(xiàng)目，理應(yīng)執(zhí)行《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28－2002）規(guī)定，其配套建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料，在收集整理和操作過程中亦可參照（DA/T28－2002）的規(guī)定，內(nèi)容都具有通用性。
    進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案收集時，要把握重點(diǎn)，抓住難點(diǎn)，應(yīng)關(guān)注以下幾個問題：
    一是項(xiàng)目前期文件往往在辦理各種開工手續(xù)時，多方交叉使用，容易丟失，所以，工程項(xiàng)目在辦理項(xiàng)目手續(xù)立項(xiàng)時，其原件就要由專人負(fù)責(zé)一盯到底；二是利用合同條款這種有效手段來控制，把工程項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求、歸檔的范圍、數(shù)量等檔案管理規(guī)定列入合同文本中，促使參加單位在形成文件材料過程中，加強(qiáng)原件的保管力度；三是工程監(jiān)理、招投標(biāo)工作因由上級主管單位組織進(jìn)行，容易造成文件材料未及時送達(dá)相關(guān)部門，所以檔案人員必須及時催要；四是工程施工過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、材料檢驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)文件由于發(fā)生在現(xiàn)場，容易造成遺失，必須及時收集齊全，且簽字要符合要求；五是應(yīng)加強(qiáng)原件的收集，文件內(nèi)容的原始性是檔案發(fā)揮作用的基本前提，決不允許大量復(fù)印件歸檔，建設(shè)單位工程部門和檔案人員一定要嚴(yán)格把關(guān)。
    六是應(yīng)注意以下材料的收集：
    1.（一）在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應(yīng)收集齊全。例如：征用地申請，紅線圖、坐標(biāo)圖、征地拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件等。
    2.（二）應(yīng)注意招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標(biāo)人員在評議標(biāo)過程中，針對具體項(xiàng)目不同標(biāo)段形成的評分表等材料，同時應(yīng)加強(qiáng)未中標(biāo)標(biāo)書的收集。
    3.（三）在項(xiàng)目施工階段，注意檢查施工基礎(chǔ)資料收集是否齊全，尤其要注意設(shè)計(jì)變更與測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、質(zhì)量檢查等材料，同時應(yīng)仔細(xì)檢查施工基礎(chǔ)資料的修改方式是否符合有關(guān)規(guī)定。
    4.（四）監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理月報(bào)、開停工令、設(shè)備材料報(bào)審、計(jì)量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。
    5.（五）工程竣工驗(yàn)收后及試運(yùn)行期間，注意試運(yùn)行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實(shí)狀況，與變更是否符合。預(yù)、決算形成的文件材料等應(yīng)直接整理歸入工程項(xiàng)目檔案。
    6.（六）聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設(shè)前原始地形、地貌；開工典禮、領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物參加相關(guān)活動照片；項(xiàng)目相關(guān)評審、紀(jì)要會議等具有保存價(jià)值的照片檔、錄音案。